La conservazione sostitutiva (sul sito di Savino Solution trovi tutti gli approfondimenti) rappresenta un processo informatico che conferisce una vera e propria fondatezza legale ai documenti e ai files informatici. Questa procedura permette quindi di equiparare i documenti informatici a quelli cartacei donandogli una natura a tutti gli effetti probatoria ed ufficiale.
L’esigenza di attuare una manovra di questo tipo sta nel fatto che è necessario in primo luogo ridurre l’impatto ambientale della carta nel mondo, ma anche e soprattutto per non penalizzare eccessivamente una persona qualora capiti di perdere inavvertitamente il documento cartaceo. Una volta che è stata effettuata la conservazione elettronica documentale infatti i files restano archiviati all’interno della macchina potenzialmente all’infinito e questo rende praticamente pari a zero la possibilità di smarrirli ed aumenta considerevolmente la sicurezza e la facilità di conservazione della documentazione. Inoltre si pensi solo a quanto spazio fisico e concreto occupano i faldoni di carta. Passare ad un’archiviazione di questo tipo permette all’azienda di avere tutto in digitale a portata di click ed evita accumuli disordinati ed invasivi di documenti in scaffali fisici.
In che ambiti può essere utilizzata la conservazione sostitutiva? La legge italiana permette l’utilizzo di questa procedura digitalizzata praticamente per ogni genere di documento. Si pensi solo alla recente introduzione dell’archiviazione elettronica delle fatture, dei libri contabili, delle cartelle cliniche, ma anche all’inserimento della firma digitale o grafometrica e molto altro. Questa procedura in qualche modo dematerializza i documenti rendendoli sempre fruibili a video, ma non togliendo la possibilità di tramutarli in cartacei al bisogno.
Come avviene la conservazione sostitutiva?
L’archiviazione sostitutiva consta di tre fasi distinte: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione. Durante la prima fase di versamento colui che ha effettivamente prodotto il documento da conservare lo invia al cosiddetto incaricato dell’archiviazione (o della conservazione) il quale lo acquisisce e crea il pacchetto di versamento. Questo pacchetto ha lo scopo di versare tutta la documentazione al vero e proprio apparato di conservazione. Prima della fase di archiviazione però l’incaricato della conservazione ha il compito di controllare ed accertarsi che la documentazione fornita sia in linea con tutti i principi formali e normativi richiesti, producendo alla fine del suo controllo un rapporto di versamento (anch’esso con valenza tecnica e normativa). Solo a questo punto è possibile procedere alla fase di archiviazione e conservazione. Viene prodotto quindi un pacchetto di archiviazione che deve essere approvato e firmato dal responsabile dell’archiviazione con chiara evidenza della data effettiva di questa procedura. La fase di distribuzione dei documenti archiviati deve essere sempre autorizzata e firmata dal responsabile dell’archiviazione. Tutto questo processo assicura alla documentazione grande efficienza, reperibilità, originalità, veridicità, completezza ed attendibilità.
Chi è il responsabile della conservazione?
Questo ruolo conferisce al responsabile della conservazione dei veri e propri obblighi legali che sono normativamente regolamentati dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle regole tecniche in materia di sistemi di conservazione. Il responsabile della conservazione deve quindi essere una figura con delle specifiche capacità tecniche ed organizzative perché, con l’esplicazione delle sue mansioni, tocca dei temi normativi e legali ben definiti ed estremamente delicati che coinvolgono la privacy e la sicurezza dell’intera azienda. Nelle pubbliche amministrazioni il responsabile della conservazione deve essere un dirigente o un funzionario ufficialmente nominato che può al bisogno affidare il procedimento di conservazione ad altri specifici e designati conservatori iscritti presso l’Agid (acronimo di Agenzia per Italia Digitale). Nel settore privato invece il responsabile della conservazione può essere o nominato internamente dall’azienda oppure nominato presso un’azienda esterna.